Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

KSeF: Powstanie centralny rejestr e-faktur i nowy standard e-fakturowania

Bogdan Zatorski

Bogdan Zatorski

Ekspert konsultingu biznesowego w Symfonii

Długość czytania:

15 grudnia 2021

KSeF: Powstanie centralny rejestr e-faktur i nowy standard e-fakturowania

 

Od stycznia 2022 r. wchodzi w życie znowelizowana ustawa o VAT. Wraz z nią rusza Krajowy System e-Faktur oraz nowy standard ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Co te zmiany oznaczają dla przedsiębiorców?

 

Ustawa z 29 października 2021 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw niesie istotne nowości związane z wystawianiem i przesyłaniem faktur elektronicznych.

Od 1 stycznia 2022 r. uruchomiony zostanie Krajowy System e-Faktur (KSeF), który będzie pełnił funkcję centralnej bazy danych faktur elektronicznych. Jednocześnie wraz z ustawą wprowadzony zostaje standard tzw. e-faktury ustrukturyzowanej, który w sposób precyzyjny określa, jakie dane powinny się znaleźć w elektronicznym dokumencie.

Ustawodawca przewidział roczny okres przejściowy dla nowych przepisów. W 2022 r. przedsiębiorcy mają fakturować na nowych zasadach dobrowolnie, natomiast w 2023 r. stosowanie przepisów ma być już obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wskazanych w ustawie.

Właśnie dlatego już teraz warto przyjrzeć się prowadzonym w firmie procesom fakturowania, by przygotować użytkowane systemy informatyczne do współpracy z KSeF zanim nowe regulacje staną się obligatoryjne.

E-book: Wszystko o e-fakturach

Z KSeF mają korzystać czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator NIP.

Jak ma działać Krajowy System e-Faktur?

KSeF to centralny system informatyczny, który pośredniczy w wystawianiu, udostępnianiu i przesyłaniu między podmiotami gospodarczymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Jedną z jego funkcji jest weryfikacja zgodności dokumentów z obowiązującym standardem, czyli strukturą logiczną e-faktury (FA_VAT). Ponadto KSeF ma archiwizować faktury podatników przez okres 10 lat.

Z KSeF można korzystać z komputera i urządzeń mobilnych po założeniu w systemie indywidualnego konta. Dostęp do KSeF jest bezpłatny.

Przedsiębiorstwa, które w okresie przejściowym zaczną korzystać z systemu, mogą przesyłać do swoich kontrahentów e-faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, jednak pod warunkiem uzyskania od nich akceptacji na przesyłanie dokumentów tą drogą. Brak takiej akceptacji oznacza, że podatnik musi przesłać nabywcy e-fakturę w inny sposób, przy czym zachowuje on prawo do przesłania tego samego dokumentu do KSeF.

Przepisy wskazują, że sam fakt pobrania przez nabywcę e-faktury z KSeF jest równoważny wyrażeniu przez niego zgody na otrzymywanie od sprzedawcy dokumentów tą drogą.

Każda faktura trafiająca do KSeF przesłana do niego z programu fakturującego dostosowanego do współpracy  – uzyska w KSeF indywidualny numer ewidencyjny.

Na czym polega nowy standard e-faktury?

W końcu listopada  2021 r. Ministerstwo Finansów opublikowało ostateczną strukturę logiczną nowego standardu e-faktury – FA_VAT. W standardzie tym faktury mają być generowane jako pliki xml i zawierać ściśle określone dane. Już na pierwszy rzut oka widać, że FA_VAT przewiduje bardzo szeroki zakres informacji. Jest on znacznie szerszy w porównaniu do dotychczas stosowanego zakresu opisanego w art. 106e ustawy o VAT.

W nowym standardzie mają znaleźć się m.in. takie dane jak: adresy e-mail i numery telefonów nabywcy oraz sprzedawcy, szczegółowe informacje dotyczące transportu towarów (w tym np. dane identyfikacyjne przewoźnika, data i godzina rozpoczęcia transportu, rodzaj transportu), numery EORI sprzedawcy i nabywcy, status podatnika, a także wiele innych danych. Przy czym duża część tych informacji nie jest obowiązkowa. Problem polega na tym aby właściwie rozpoznać obowiązkowe dane w kontekście obowiązków informacyjnych konkretnego podatnika.

Tak rozbudowany standard wskazuje, że generowanie faktur będzie wymagało większego nakładu pracy, który można  ograniczyć odpowiednio dostosowując własny system informatyczny Jednocześnie warto też uświadomić sobie, jak rozległą, szczegółową i kompletną informacją o bieżących rozliczeniach między podmiotami będzie dysponować administracja skarbowa po upowszechnieniu ustandaryzowanej e-faktury KSeF.

Jednym z celów wprowadzenia nowego standardu jest dalsze uszczelnienie systemu podatkowego i znacznie większe możliwości do szybkiego wykrywania nadużyć podatkowych.

Uzyskaj dostęp do nagrania webinarium

Korzyści z korzystania z KSeF

Z perspektywy podatnika główną korzyścią z korzystania z KSeF mają być preferencyjne warunki zwrotu VAT w terminie 40 dni liczonych od dnia złożenia rozliczenia.

Pewną zaletą jest również fakt wyeliminowania ryzyka zagubienia wystawionych faktur. KSeF pełni bowiem funkcję archiwum e-faktur, które mają być przechowywane w systemie przez 10 lat.

Nawet jeśli z jakiegoś powodu podatnik utraci archiwalne dokumenty w swojej bazie danych, będą one dostępne w bazie danych KSeF. W zasadzie podmioty, które wystawią e-faktury w nowym standardzie, zostają zwolnieni z obowiązku przechowywania i archiwizacji tych dokumentów.

Podmiot korzystający z KSeF ma również możliwość skorygowania podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiono fakturę korygującą in minus po stronie sprzedawcy i to bez posiadania dodatkowej dokumentacji. Z możliwości takiej można korzystać już od początku okresu przejściowego, nawet gdy nabywca nie udzielił akceptacji na otrzymywanie e-faktur z KSeF.

Dodatkową korzyścią jest zwolnienie podatników posługujących się ustandaryzowaną e-fakturą z przesyłania JPK FA na żądanie fiskusa.

W KSeF korekty i duplikaty bez oznaczeń

Według założeń ustawy faktury korygujące oraz dokumenty wystawiane ponownie nie muszą już mieć stosownych oznaczeń „Korekta” / „Duplikat”. Tego rodzaju dokumenty, podobnie jak zwykłe e-faktury uzyskają w KSeF swoje indywidualne numery ewidencyjne.

Symfonia Obieg Dokumentów - zmiana jakościowa w dziale księgowym

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Rekomendowany kolejny artykuł:

Więcej na ten temat: