Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe

Zbliża się czas, w którym rozstrzygnie się, w jakim trybie i od kiedy w Polsce wprowadzony zostanie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Po ogłoszeniu decyzji Komisji Europejskiej ustawodawca może taki obowiązek wdrożyć nie wcześniej niż w kwietniu 2023 r.

Dziś wydaje się, że to dość odległy termin, natomiast eksperci zwracają uwagę, że już teraz warto mieć świadomość konsekwencji tej zmiany i powoli przygotowywać się do nowych realiów.

Polski rząd ma plan, by wszystkie faktury wystawiane na terenie RP trafiały do centralnego, cyfrowego rejestru. W tym celu utworzono Krajowy System e-Faktur (KSeF), który pilotażowo został uruchomiony na początku 2022 r. (na mocy ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw).

System akceptuje e-faktury wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, to znaczy według ściśle uporządkowanych reguł zawartych w strukturze logicznej faktury elektronicznej.

Warto więc podkreślić, że KSeF docelowo będzie nie tyle agregował dokumenty w wersji elektronicznej, ale przede wszystkim wszelkie dane, które zostały w nich zawarte. Standaryzacja zapisu danych w fakturach pozwoli administracji skarbowej wdrażać zautomatyzowane mechanizmy weryfikacji i kontroli informacji z najważniejszej z punktu widzenia obrotu gospodarczego dokumentacji, jaką są właśnie faktury.

KSeF należy traktować jako jedno z kluczowych narzędzi pozwalających administracji skarbowej uszczelnić system podatkowy i przeciwdziałać wyłudzeniom skarbowym.

Jak wiadomo, w fakturach zawarte są dane o szczególnym znaczeniu dla przedsiębiorstw – daty transakcji, informacje o kontrahentach, ilości sprzedanych towarów i usług, ich opisy, stawki netto, wartość sprzedaży…

Dzięki standaryzacji zapisu tych danych administracja skarbowa uzyska potężne narzędzie analityczne i będzie miała natychmiastowy wgląd w transakcje odzwierciedlające powiązania między podmiotami gospodarczymi.

Na razie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale ma to się zmienić

Od stycznia 2022 r. trwa okres testowania systemu, w którym wciąż nanoszone są zmiany. W tym czasie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Rok 2022 jest okresem przejściowym, w którym KSeF jest doskonalony i dostosowywany do wdrożenia na większą skalę. Polski rząd bowiem planuje, by system stał się centralną platformą do wystawiania i udostępniania ustrukturyzowanych e-faktur w ogólnopolskim obiegu gospodarczym.

Obowiązek wykorzystywania systemu ma objąć wszystkich podatników wystawiających faktury. Wdrożenie tego postulatu wiąże się z koniecznością zatwierdzenia odstępstwa od dyrektywy unijnej, która określa jednolite przepisy co do zasad fakturowania na terenie krajów UE. W sierpniu 2021 r. do Komisji Europejskiej wpłynął z Polski wniosek o derogację (na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej) w celu upoważnienia do odstępstwa od art. 218 i 232 tej dyrektywy.

30 marca 2022 r. Komisja Europejska po rozpatrzeniu wniosku skierowała do Rady Europy propozycję derogacji. Jej ogłoszenie upoważni polski rząd do wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania z wykorzystaniem KSeF. Dziś wiadomo, że nie będzie to mogło nastąpić wcześniej niż w kwietniu 2023 r.

Co oznacza obowiązkowe korzystanie z KSeF

Wdrożenie obowiązkowego użytkowania KSeF przez podatników wystawiających w Polsce faktury będzie oznaczało konieczność stosowania wyłącznie ustrukturyzowanej postaci e-faktury elektronicznej oraz konieczność wykorzystania KSeF jako platformy przekazującej te dokumenty między pomiotami (sprzedawcą i kupującym). W myśl założeń ustawodawcy żadna inna forma (inne e-faktury czy faktury papierowe) nie będzie uznawana przez administrację skarbową za ważną.

Pułapki i zagwozdki prawne

Choć wiadomo, że KSeF ma stać się obligatoryjnym systemem do przesyłania faktur elektronicznych, niespełna rok przed wdrożeniem tej zmiany wciąż jest wiele pytań i niewiadomych. Na pewno czeka nas zmiana ustawy, która umożliwi wprowadzenie obowiązku stosowania KSeF.

Nie znamy treści tej ustawy, a zatem nie możemy dokładnie powiedzieć, jak ostatecznie ten system będzie działał. Czy ustawodawca zdecyduje się wdrożyć istotne zmiany w przepisach w stosunku do tych, które obowiązują obecnie? Czy i jak w wyniku testów systemu zmieni się jego funkcjonalność? Jak będzie ostatecznie wyglądało API KSeF, które umożliwi swobodną wymianę dokumentów między tym systemem, a systemami finansowo-księgowymi?

Czy obowiązkiem korzystania z KSeF będą od razu objęci wszyscy podatnicy VAT (w tym zwolnieni), czy też będą okresy przejściowe polegające na tym, że najpierw będą to duże firmy, potem średnie, a na końcu małe? To tylko część zasadniczych pytań, na które chcielibyśmy jak najszybciej poznać odpowiedzi.

KSeF a pułapki prawne

Przy okazji wdrażania obligatoryjnego KSeF identyfikujemy co najmniej kilka pułapek prawnych. Na początek skupmy się tylko na jednym „drobiazgu”.

Obecnie podmiot sprzedający nie ma pewności, czy data wystawienia e-faktury we własnym systemie informatycznym będzie tożsama z datą zarejestrowania dokumentu w KSeF. Dotychczasowe testy systemu wykazują, że niekiedy proces przesłania z zewnętrznego systemu informatycznego faktury do KSeF może trwać nawet 2 dni.

W każdym takim przypadku w KSeF nastąpi zmiana daty wystawienia faktury na późniejszą, a to rodzi różne konsekwencje, w tym także podatkowe. Co się stanie, gdy podmiot wystawiający faktury w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego po dwóch dniach dowie się, że dokumenty te mają przypisaną datę wystawienia już z kolejnego okresu?

Co z terminami płatności uzależnionymi od daty wystawienia faktury? Przystosowanie firmy do tych uwarunkowań może nasuwać sugestię, by dokonać zmian w procesach wystawiania faktur: zamiast podawać informację o terminie płatności uzależnionym od daty wystawienia dokumentu, wpisywać konkretną datę płatności.

Można też rozważyć wcześniejsze wystawianie faktur (z różnych względów nie zawsze jest to możliwe), aby zmiana daty wystawienia nie spowodowała przejścia dokumentu do kolejnego okresu rozliczeniowego. Tylko tego rodzaju zmiany mogą wymagać wniesienia aneksów do umów z kontrahentami, a to rodzi kolejny kłopot.

Problematyczne API

Niedawno, najpewniej w wyniku testów, w KSeF zmianie uległo API, czyli określenie sposobu, w jaki z systemem tym może łączyć się oprogramowanie zewnętrzne. API pozwala dostawcom rozwiązań finansowo-księgowych i obsługujących sprzedaż zintegrować się z KSeF, natomiast każda zmiana tego interfejsu niestety utrudnia i opóźnia taką integrację… Czy API będzie się jeszcze zmieniać? Tego nie wiemy.

Okres przejściowy trwa, a my bardzo uważnie przyglądamy się temu, jak postępują prace nad samym KSeF i planem jego wdrożenia w Polsce. Wraz z aktualizacją stanu prawnego będziemy Państwa w tych sprawach na bieżąco informować.