Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Jaką rolę odgrywa OCR w obiegu dokumentacji? [PODCAST]

Magdalena Marzec

Magdalena Marzec

Communications & Content Marketing Specialist

Długość czytania:

14 kwietnia 2022

Jaką rolę odgrywa OCR w obiegu dokumentacji? [PODCAST]

 

Obowiązki księgowych ciągle rosną, dlatego firmy zajmujące się na co dzień obsługą księgowo-rachunkową poszukują kolejnych rozwiązań, które pozwolą im na realne oszczędności czasu, a tym samym pieniędzy. Jednym z nich jest funkcja OCR.

 

To technologia, która w sposób automatyczny rozpoznaje tekst zapisany w formie obrazu, zamieniając go w formę cyfrową tekstu gotową do przetworzenia przez dedykowane oprogramowanie.

 

Jakim ułatwieniem dla księgowości są takie rozwiązania, jak OCR? Temat przybliży nam Agnieszka Kozak, wiceprezes zarządu, dyrektor finansowy w firmie Zorius.

 

Symfonia: Przepisywanie danych z faktur i innych dokumentów do systemów księgowych jest czasochłonne i obarczone ryzykiem prostych lecz brzemiennych w skutkach błędów. Ile czasu zajmuje księgowym tego typu proces?

Agnieszka Kozak, wiceprezes zarządu i dyrektor finansowy w Zorius: Księgowa przeznacza ok. 50 proc. czasu na przepisywanie danych dostępnych na papierze. Mówimy tutaj o ustaleniu dat, nazwaniu typu operacji, często także o wprowadzeniu nowego kontrahenta. Dodajmy do tego jeszcze, że powinniśmy uzupełnić numer rachunku bankowego. Wszystkie te informacje muszą znaleźć się w systemie.

Samo księgowanie to już jest zakres merytoryczny, który wykonuje księgowa: ustala przy tym odpowiednie reguły, co jest dużo szybsze niż pierwsza część pracy. Proszę zwrócić uwagę, że tego typu czynności nie wymagają często wiedzy merytorycznej, więc ten element w procesie księgowania mógłby być na pewno zautomatyzowany i skrócony.

 

Uzyskaj dostęp do nagrania webinarium

Symfonia: Jakim ułatwieniem dla księgowości są takie rozwiązania,  jak OCR?

A.K.: Część tych prostych operacji pozwala nam wprowadzić faktury do systemu w sposób bezkosztowy. Eliminujemy moment powstawania błędu, ponieważ nie pomylimy się np. w przepisywaniu konta, czy w ustalaniu adresu – dane te automatycznie kopiują się do systemu.

Chciałabym podkreślić jeszcze inny aspekt. Oprócz eliminowania błędów mamy pewność co do aktualności danych. Bardzo często spotykamy się z tym, że firma zmieniła rachunek bankowy czy adres korespondencyjny. Jeżeli księgowa wykonuje swoje czynności manualnie to czasami nie dostrzega tych małych różnic, ponieważ zależy jej na czasie.

Zdarza się, że klienci w swoich bazach danych posiadają nieaktualne informacje. W przypadku systemu do odczytywania faktur narzędzie zdejmuje z nas ten obowiązek, zapewniając aktualne wartości.

 

Symfonia: Jak wygląda obsługa OCR w praktyce, jeśli weźmiemy pod uwagę proces całego obiektu dokumentacji?

A.K.: Te dokumenty trafiają do nas jako obraz naszego dokumentu. Dlaczego mówimy i podkreślamy, że dla przedsiębiorstwa jest to zaletą? Korzysta z tego księgowa, bo skraca czas swojej pracy. Zyskuje i  całe przedsiębiorstwo, bo wszystkie osoby, które pracują w organizacji mogą mieć dostęp do takiego dokumentu.

Możemy dostosować sobie odczytywanie dokumentów do np. naszej branży i struktury przedsiębiorstwa. Zwróćmy uwagę, iż każde przedsiębiorstwo inaczej kwalifikuje nam koszty, a my wprowadzając OCR jesteśmy w stanie to spersonalizować pod dane przedsiębiorstwo. Co więcej, zwracamy uwagę na podwójną kontrolę naszego dokumentu. Widzimy bowiem, czy faktura została wprowadzona dobrze, czy nie doszło do podmiany kwoty.

Każdy przecież może się pomylić i zamiast 10 zł wpisać 100 zł. W momencie, gdy dokonujemy odczytu z automatycznego rozwiązania to druga osoba (księgowa) weryfikuje ten dokument i w ten sposób mamy dwa poziomy zabezpieczenia wprowadzonego dokumentu. Bardzo mocno podkreślam kwestię podwójnego sprawdzenia danych, bo tu chodzi o nasze bezpieczeństwo i odpowiedzialność przed np. urzędem urzędem skarbowym.

Drugą zaletą systemu OCR jest to, że jest on dostosowany do wielu programów  finansowo-księgowych. W przypadku zmiany systemu nie tracimy dostępu do danych.

 

Posłuchaj dalszej części podcastu i dowiedz się:

 

  • Program OCR, czy wbudowana funkcja urządzenia? Na co warto postawić? Jakie są plusy i minusy obu rozwiązań?
  • Dane przenoszone na nośnikach papierowych, często przechowują istotne dla działania firmy informacje. Dzięki rozpoznawaniu tekstu można w łatwy sposób przyspieszyć prace poszczególnych działów, czy nawet całej firmy. Jakie dane jeszcze daje nam OCR?
  • Czy KSeF zastąpi OCR? To szansa czy zagrożenie dla systemu OCR?

E-teczka pracownicza w programie Symfonia ERP Kadry i Płace

 

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Rekomendowany kolejny artykuł:

Więcej na ten temat:

Powiązane kategorie

Lidery
innowacji

Technologia
dzisiaj

Technologia
jutra

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik