Data wystawienia faktury – co się zmieni po wejściu w życie obowiązkowego KSeF?

Data przesłania e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur jest dziś równoznaczna z datą jej wystawienia. Czy po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF czekają nas zmiany związane z datami wystawiania dokumentów?

Zmiana zasady identyfikacji daty wystawiania faktur

Obecnie datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Kiedy KSeF stanie się obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców, data wystawienia faktury będzie powstawać dopiero w chwili, gdy zaakceptuje ją system. Moment nadania dokumentowi numeru będzie jednoznaczny z momentem jego wystawienia – sprzedawca otrzyma wówczas automatycznie Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Faktury ustrukturyzowane niewystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur będą posiadać datę wystawienia nadaną przez sprzedającego. Jeżeli jednak sprzedawca prześle dokument do KSeF, nie będzie on miał daty określonej przez niego, lecz tę nadaną przez system. Warto wspomnieć, że nabywca, który nie wyraził zgody na otrzymywanie tego typu faktur, będzie mógł wciąż otrzymywać dokumenty w takiej postaci, jak wcześniej – wówczas data otrzymania również nie ulegnie żadnej zmianie.

Przeczytaj także: Faktury ustrukturyzowane – przewodnik po elektronicznym fakturowaniu [e-book]

Awaria KSeF a rozbieżności w datach wystawienia faktur

Obecnie, gdy system nie jest jeszcze obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, zdarzają się opóźnienia w przyjmowaniu faktur. W przyszłości Krajowym Systemie e-Faktur również mogą mieć miejsce pewne awarie – a wówczas w datach wystawiania faktur będą pojawiać się pewne rozbieżności. Te z kolei mogą wiązać się z błędami w rozliczeniach podatkowych czy księgowych. Problem może pojawić się również w przypadku, gdy u nadawcy e-faktury zostanie przerwana łączność z siecią. Brak połączenia z Internetem może skutkować zmianą daty wystawienia faktury – w takiej sytuacji będzie ona przypisana po zaakceptowaniu przez Krajowy System e-Faktur.

Faktura wysyłana do KSeF – pole z datą wystawienia

Podczas wypełniania faktury niezbędne jest wypełnienie pola P_1, informującego o dacie wystawienia dokumentu. To pole obowiązkowe, bez którego Krajowy System e-Faktur nie może przyjąć faktury. W takim przypadku fiskus uznaje, że nie doszło do jej wystawienia. Jeżeli jednak data widoczna w polu różni się od daty przesłania dokumentu, wciąż jest on akceptowany. Według art. 106 na ust. 1 ustawy o VAT faktura uznawana jest za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. To ten sam moment, w którym trafia ona do systemu – bez względu na to kiedy zostanie przetworzona. Data przesłania e-faktury widnieje ponadto w:

• numerze nadanym przez Krajowy System e-faktur;
• Urzędowym Poświadczeniu Odbioru.