Cyfryzacja biura rachunkowego

Rozmowa  z Agatą Wójcik i Karolem Flazińskim, Kierownikami Marketingu Produktowego Symfonii w obszarze Biur Rachunkowych

Cyfryzacja w biurach rachunkowych nabiera tempa. Procesy, takie jak przepisywanie danych z faktur papierowych do programu finansowo-księgowego już nie wymagają ręcznej pracy księgowej. Sam obieg faktur również uległ zmianie – klient nie musi osobiście przynosić papierowej faktury, ponieważ może ją wysłać mailem w formie skanu.

Dlaczego cyfryzacja jest obecnie tak powszechnym tematem? Jak cyfryzację biur rachunkowych mogą wspomóc rozwiązania chmurowe? Co dla biur rachunkowych oznacza wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur? Zapytaliśmy o to Agatę Wójcik i Karola Flazińskiego, Kierowników Marketingu Produktowego Symfonii w obszarze Biur Rachunkowych.

Monika Kacprowicz: Dlaczego cyfryzacja biur rachunkowych jest coraz częściej i szerzej poruszanym tematem?

Karol Flaziński, Kierownik Marketingu Produktowego: Biura rachunkowe obsługują coraz bardziej świadomych i wymagających klientów, którzy często narzucają swoje zasady: nie chcą dostarczać dokumentów papierowych i przyjeżdżać do biura rachunkowego, bo wolą komunikować się z nimi w postaci cyfrowej, np. przez dedykowane narzędzia do przesyłania dokumentów lub po prostu za pomocą maila. Polskie prawo podatkowe również od jakiegoś czasu narzuca procesy cyfryzacji niektórych elementów, które kilka lat temu były papierowe. Przykładem są tutaj deklaracje PIT i VAT, ale również nowa forma przesyłania miesięcznych deklaracji w postaci JPK.

Agata Wójcik, Kierownik Marketingu Produktowego: Cyfryzację biur rachunkowych zdecydowanie przyspieszy również wprowadzenie obligatoryjnych faktur ustrukturyzowanych od 1 stycznia 2024 roku. W tej chwili jest to dobrowolne, ale już niedługo stanie się to naszą codziennością. Trzeba jednak wziąć pod uwagę fakt, że jeżeli biura rachunkowe będą odkładały w czasie decyzję o zmianie sposobu fakturowania, za rok czeka ich ogrom pracy wynikającej z ustawienia na nowo procesów fakturowania i obiegu dokumentu między biurem, a klientem. Tak jak Karol wspomniał, za tym rozwiązaniem idzie szereg korzyści. Obecnie biura rachunkowe poświęcają 50% swojego czasu na wprowadzanie dokumentów, a 20% czasu na odbieranie telefonów od klientów. Dzięki automatyzacji niektórych procesów, oszczędność czasu przełoży się na realną oszczędność finansową, ponieważ księgowe będą mogły poświęcić swój czas na bardziej opłacalne działania.

M.K.: Jest to oszczędność wynikająca z wykorzystania automatyzacji w codziennej pracy. A jakie korzyści może czerpać biuro rachunkowe z przejścia na rozwiązania chmurowe?

A.W.: Kwestie finansowe są tutaj niezwykle ważnym elementem, który przewija się podczas naszych rozmów z biurami rachunkowymi. Rozwiązania chmurowe odpowiadają na bardzo trudną sytuację, która jest przed nami. Podczas jednego z ostatnich spotkań usłyszeliśmy o podwyżce opłat za prąd o 100%. Realną oszczędnością w tej sytuacji może być np. zrezygnowanie z wynajmu powierzchni biurowej na rzecz pracy z domu, którą rozwiązania chmurowe umożliwiają przez dostęp do danych z każdego miejsca. Klienci bywają wymagający – zdarza się, że dzwonią do biura poza godzinami pracy, z potrzebą wglądu do swoich danych. Dzięki rozwiązaniom chmurowym klient ma samodzielny dostęp do dokumentów i nie potrzebuje kontaktować się w tej sprawie ze swoją księgową. Istotną korzyścią jest również bezpieczeństwo danych. Są one zabezpieczone na kilku serwerach, które mają robione regularne backupy, dzięki czemu możemy mieć pewność, że nawet w przypadku niedziałania jednego z serwerów, my nadal mamy dostęp do tych danych. W przypadku rozwiązań desktopowych nie jesteśmy w stanie tego odpowiednio zabezpieczyć. Rozwiązania chmurowe pozwalają również pozbyć się stresu związanego z aktualizacją oprogramowania, która najczęściej odbywa się w weekend z pomocą informatyków. Aktualizacja rozwiązania chmurowego nie wymaga ręcznego pobierania i instalowania go, wszystko dzieje się w tle. Dla przykładu do Symfonii eBiuro przez 12 miesięcy przygotowaliśmy 20 głównych wydań i 120 paczek aktualizacji, które wprowadziły nowe funkcjonalności i usprawnienia, a de facto były nieodczuwalne dla klientów pracujących na platformie.

K.F.: Zgadzam się z Agatą, zwłaszcza w kontekście dostępu do danych z każdego miejsca. Obecnie nie wyobrażamy sobie sytuacji, gdzie w firmie tylko jedna osoba ma kluczyk do szafki z dokumentami. Co w sytuacji, gdy ta osoba nie będzie w stanie dotrzeć do biura? Nikt inny nie ma dostępu do dokumentów, przez co praca nie może być wykonana. Rozwiązania cyfrowe pozwalają na dostępność do danych, dzięki czemu taka sytuacja po prostu nie będzie mieć miejsca. Innym aspektem jest sposób pobierania opłat za oprogramowanie chmurowe. Nie płaci się tu za liczbę użytkowników pracujących w programie, przez co zjawisko rotacji pracowników nie jest aż tak odczuwalne, jak przy rozliczeniu od liczby zakupionych licencji. Oznacza to, że tak naprawdę płacimy za firmę, którą obsługujemy, a nie za liczbę osób pracujących w naszej firmie.

M.K.: Agata, wspomniałaś wcześniej o wejściu w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W jaki sposób ten obowiązek zrewolucjonizuje współpracę biur rachunkowych z klientami?

A.W.: Większość klientów nadal rozlicza się z biurami rachunkowym w postaci papierowej. Wyzwaniem dla biur rachunkowych jest dopilnowanie tego, aby klienci dostarczali te dokumenty w terminie. Zdarzają się takie sytuacje, że dokumenty są donoszone w ostatniej chwili, bo klient przypomniał sobie, że ma jeszcze jedną fakturę znalezioną w zakamarkach swojego biurka. W tym momencie biuro rachunkowe musi na ostatnią chwilę dokonywać rozliczeń, co przekłada się bezpośrednio na rosnącą liczbę nadgodzin, których biura rachunkowe potrafią mieć nawet 40 w miesiącu, co daje dodatkowy tydzień pracy dla księgowego. Wynika to z nieefektywnego przekazywania dokumentów. Właśnie ten aspekt zrewolucjonizuje obligatoryjny KSeF – zapomnimy o ścieżce przekazywania papierowych dokumentów, ponieważ wszystko będzie w jednym systemie. Księgowy będzie upoważniony przez klienta do pobierania faktur z platformy Ministerstwa Finansów, dzięki czemu szybciej będzie w stanie ją przetworzyć. Z drugiej strony, klient dzięki dostępowi do wszystkich dokumentów będzie mógł np. oszacować koszty utrzymania swojej działalności. W przypadku KSeFu po stronie biur rachunkowych oprócz przemodelowania procesów związanych z fakturowaniem leży również obowiązek edukacji swoich klientów. Dlatego warto do tej zmiany zacząć się przygotowywać już teraz, ponieważ nie jest to zmiana dotycząca tylko formatu faktury. KSeF wymaga całkowitego przebudowania wielu procesów w firmach, dlatego teraz jest dobry czas, aby zacząć testować rozwiązanie i poukładać procedury.

M.K.: W jaki sposób Symfonia eBiuro odpowiada na potrzeby biur rachunkowych?

K.F.: Nasza platforma daje nie tylko dostęp do podstawowych narzędzi do świadczenia usług, takich jak prowadzenie książki przychodów i rozchodów, przyjmowanie dokumentów od klientów, rozliczania podatków za nich czy wysyłania deklaracji. Biura rachunkowe mogą nadać dostęp do tych narzędzi swoim klientom, dzięki czemu będą oni w stanie sami wystawiać faktury, zarządzać gospodarką magazynową czy prowadzić procesy kadrowo-płacowe. Dążymy do tego, żeby Symfonia eBiuro stała się ekosystemem do współpracy między biurami rachunkowymi, a ich klientami. Zapewniamy narzędzia niezbędne dla przedsiębiorstw, mikroprzedsiębiorstw, jednoosobowych działalności gospodarczych czy spółek handlowych. Często biura rachunkowe zadają nam pytania o nowe funkcjonalności, które mogą zaoferować klientom jako argument pozwalający na podniesienie ceny swoich usług. My dajemy dostęp do tych narzędzi, a to, jaką kwotę chce ono pobrać od klienta za udostępnienie oprogramowania jest już kwestią samego biura rachunkowego. Symfonia eBiuro ze względu na szerokie możliwości w ramach jednego produktu pozwala również zredukować liczbę dostawców oprogramowania w biurze rachunkowym. Obecnie jest to rozproszone, bo np. moduł do prowadzenia książki przychodów i rozchodów jest od innego dostawcy, inny producent ma narzędzie do fakturowania, a jeszcze kolejny do zarządzania procesami wewnątrz biura. Posiadanie jednego narzędzia nie tylko ułatwia pracę księgowych, ale również działów IT, które przygotowują całą infrastrukturę informatyczną. Istotnym aspektem jest również fakt, iż Symfonia eBiuro integruje się z około 20 systemami do prowadzenia pełnych ksiąg handlowych, w tym z programem Symfonia Finanse i Księgowość. Dzięki temu, biuro rachunkowe nie musi wymieniać całego systemu w swojej działalności, żeby móc korzystać z Symfonii eBiuro.

A.W.: Wielojęzyczność to również jedna z funkcji, która wyróżnia Symfonię eBiuro na rynku. Aplikacja jest dostępna w trzech językach: polskim, angielskim i ukraińskim. Mamy klientów obcojęzycznych, którzy faktycznie korzystają z aplikacji w swoim języku. Coraz więcej biznesów, które były wcześniej prowadzone w Ukrainie, przenosi się na polski rynek. Oni również potrzebują biur rachunkowych, bo to tutaj będą rozliczali swoje działalności. Innym atutem rzadko spotykanym na rynku jest jednostopniowa akceptacja dokumentów. Dodatkowo, nasi klienci bardzo wysoko oceniają nasze materiały pomocnicze i wsparcie za pomocą wbudowanego w aplikacji czatu. Obecnie mamy współczynnik na poziomie 89% zadowolonych klientów z usług wsparcia.

K.F.: Dzięki temu, że Symfonia eBiuro jest rozwiązaniem chmurowym, znacznie szybciej jesteśmy w stanie wyłapywać błędy i je usuwać. Odbywa się to dzięki feedbackowi ze strony klientów, którzy de facto wspólnie z nami tworzą ten produkt. Dostajemy sporo trafnych sugestii dotyczących funkcjonalności. Znając potrzeby klientów, na bieżąco rozwijamy aplikację i dostosowujemy kokpity. Planujemy również wprowadzić moduł windykacji i faktoringu.