Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Dlaczego Unia Europejska daje przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do KSeF? [PODCAST]

Bogdan Zatorski

Bogdan Zatorski

Kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych

Długość czytania:

12 października 2022

Dlaczego Unia Europejska daje przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do KSeF? [podcast]

KSeF: co czeka przedsiębiorców, czyli o nowych procesach w organizacjach

Bogdan Zatorski i Agnieszka Kozak

Zapowiada się, że 2024 rok będzie przełomowy dla polskich przedsiębiorstw pod kątem zmian, które niesie ze sobą KSeF. Wiele firm będzie musiało przeorganizować swoje dotychczasowe procesy, aby móc wywiązać się z nowego obowiązku prawnego.

 

Choć wydawać by się mogło, że 1,5 roku to jeszcze dużo czasu na wprowadzenie tych zmian, to w rzeczywistości warto zabrać się za nie już teraz.

 

„KSeF: co czeka przedsiębiorców, czyli o nowych procesach w organizacjach” – to nowy cykl podcastów, w których będziemy omawiać poszczególne procesy, którym już teraz powinny przyjrzeć się firmy. W pierwszym odcinku skupimy się na tym, dlaczego Unia Europejska daje przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowania do KSeF. Gościem Bogdana Zatorskiego w studiu Symfonia jest Agnieszka Kozak wiceprezes zarządu Zorius, ekspert finansowy.

 

Bogdan Zatorski, ekspert ds. konsultingu biznesowego w Symfonii: KSeF to temat, który w ostatnim czasie jest na ustach wielu przedsiębiorców, zresztą nie bez powodu. Przypomnijmy krótko, czym jest Krajowy System e-Faktur i do czego służy.

Mówiąc obrazowo, jest to elektroniczny listonosz, którego zadaniem jest przekazywanie faktur pomiędzy wystawcą a odbiorcą faktury, w postaci elektronicznej. KSeF jest tworzony i utrzymywany przez Ministerstwo Finansów.

Agnieszka Kozak, wiceprezes zarządu Zorius: Dodałabym, że KSeF ma również spełniać funkcję narzędzia uszczelniającego system podatkowy. To swego rodzaju kontrola przedsiębiorców. Firmy, które będą korzystały z Krajowego Systemu e-Faktur, będą miały zapewnione bezpieczeństwo co do swoich odebranych faktur zakupowych oraz wystawionych faktur sprzedażowych. Przedsiębiorca zyska pewność, że faktura trafiła do kontrahenta. Narzędzie jest więc wielowymiarowe.

 

B.Z.: KSeF jest obecnie dobrowolny, prawda?

A.Z.: Zgadza się. Przepisy już obowiązują, ale w tym momencie, to do nas należy decyzja, czy wystawimy fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostaniemy przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu. Warto jednak zaznaczyć, że ta dobrowolność jest uwarunkowana dodatkowymi wymaganiami. Obecnie akceptacji odbiorcy wymaga otrzymanie faktury przy użyciu KSeF. Nabywca może się na to zgodzić albo powiedzieć, że jako przedsiębiorstwo nie jest jeszcze gotowe do tak dużej zmiany cyfrowej.

B.Z.: Tym samym przechodzimy do bardzo ciekawego zagadnienia, które zainspirowało nas do nagrania tego odcinka. Od 1 stycznia 2022 roku możemy dobrowolnie korzystać z KSeF. Natomiast polska administracja wystąpiła do Unii Europejskiej o zgodę na to, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe. Pierwotnie plan zakładał, że rozwiązanie wejdzie w życie od 1 kwietnia 2023 roku. Wszystko wskazuje jednak na to, że obowiązek ten wejdzie do naszego porządku prawnego od stycznia 2024 roku. Nasuwa się więc pytanie: dlaczego Unia Europejska daje nam dodatkowe kilka miesięcy na przygotowanie się do KSeF?

A.Z.: Faktury elektroniczne w rzeczywistości biznesowej występują już od dawna, nie jest to żadna nowość. Odpowiedzmy jednak sobie na pytanie, jaki jest udział faktur elektronicznych w naszym biznesie. W dalszym ciągu część przedsiębiorstw korzysta z faktur papierowych. Teraz mamy tylko 1,5 roku na wprowadzenie zmian, więc powinniśmy bardzo poważnie podejść do tego tematu i już teraz rozpocząć cykl analiz. Nie będziemy szkolić tylko pojedynczych użytkowników, powinniśmy przygotować do tego procesu całe organizacje. Skala tego zjawiska jest bardzo szeroka.

Symfonia KSeF - aplikacja chmurowa do obsługi faktur ustrukturyzowanych

Czas, który dała nam Unia Europejska, powinniśmy wykorzystać na to, żeby jak najlepiej przygotować nasz biznes do nadchodzących zmian. Po pierwsze trzeba zadbać o infrastrukturę informatyczną m.in. pod względem technicznym – sprawdzić komputery, serwery. Firma musi mieć też zapewniony stały dostęp do internetu, ponieważ faktury będą wysyłane w czasie rzeczywistym. Nie będziemy mogli tłumaczyć się, że nie mieliśmy internetu, więc nie wysłaliśmy faktury. Drugi zakres działań to przygotowanie oprogramowania do tego, żeby było zgodne z mechanizmami obsługującymi wysyłanie faktur do KSeF. Potrzebujemy mieć narzędzie, które usprawni nam proces rejestrowania faktur na platformie i będzie nas informowało o tym, że faktury są do wysłania. Powinniśmy też zadbać np. o uprawnienia do tych faktur. Analiza całego naszego biznesu jest więc tutaj bardzo ważna.

Ostatnia kwestia to zmiany w samym procesie wystawiania faktur. Powinniśmy się tak zorganizować, żeby teoretycznie od 1 stycznia 2024 roku być gotowym na to, że w momencie wystawienia faktury, one w czasie rzeczywistym idą do platformy księgowej. Proces będzie zautomatyzowany i nie będzie już możliwości, żeby je poprawić. Nigdy nie mieliśmy tak poważnej zmiany w zakresie procesu wystawiania faktur.

 

 

Posłuchajcie całej rozmowy, z której dowiecie się:

Na jakie branże wprowadzenie obowiązkowego KSeF wpłynie najbardziej?

Jaką radę możemy udzielić przedsiębiorcom w związku z nadchodzącym obowiązkowym KSeF?

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Powiązane kategorie

Finanse
międzynarodowe

Finanse
na co dzień

Planowanie
biznesowe

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik