Jak usprawnić pracę biura rachunkowego?

 

Wdrożenie Symfonia eBiuro pozwoliło Biuru Rachunkowemu Agnieszki Bujnickiej odejść od papierowych dokumentów, usprawnić pracę, zaoszczędzić czas oraz umocnić relacje z klientami. Poznaj historię tej współpracy.

 

Wyzwanie: Cyfryzacja dokumentów papierowych

 

Biuro Rachunkowe Agnieszki Bujnickiej działa nieprzerwanie na rynku od 2011 roku, zapewniając kompleksową obsługę w zakresie księgowości, rachunkowości i podatków. Obecnie Biuro prowadzi 50 małych jednoosobowych firm oraz 2 stowarzyszenia. Wraz ze wzrostem liczby klientów, problemem stała się ogromna ilość przetwarzanych dokumentów papierowych, które należało archiwizować, aby w razie potrzeby, móc je udostępnić.

Przed wprowadzeniem zmian Biuro Rachunkowe korzystało z oprogramowania, które, choć pozwalało sprawnie zaksięgować dokumenty oraz obliczyć podatki, to praca na nim była możliwa tylko w placówce firmy, na komputerach z zainstalowanym programem. Oprogramowanie nie posiadało również funkcji podpięcia pliku PDF faktury, tym samym nie było dostępu do widoku dokumentu w formie elektronicznej. Biuru brakowało również możliwości nadania swoim klientom dostępu do programu. Klienci musieli osobiście dostarczać niezbędne dokumenty. Nie mogli samodzielnie pobrać faktury, wystawić duplikatu czy wezwania do zapłaty do kontrahenta. Cała obsługa księgowa wymagała sporego nakładu czasu.

W dobie częstych zmian w prawie podatkowym właścicielka Biura zdecydowała o odejściu od nieefektywnego i przestarzałego oprogramowania i postanowiła poszukać nowego rozwiązania, które nie tylko usprawniłoby codzienną pracę, ale także byłoby dostosowane do obowiązujących przepisów prawa polskiego oraz polepszyłoby komfort klientów. Dzięki wdrożeniu nowego programu Biuro Rachunkowe chciało odejść od dokumentów papierowych. Kluczowymi aspektami były również nieodpłatny dostęp do programu dla klientów oraz funkcja optycznego rozpoznania tekstu (OCR).

 

Rozwiązanie: Symfonia eBiuro

Biuro Rachunkowe zdecydowało się wdrożyć Symfonię eBiuro, ponieważ program spełniał wszystkie powyższe potrzeby biznesowe.

“W Symfonia eBiuro spodobało mi się to, że program pozwala nam bardzo łatwo i szybko obliczyć podatki, a zarazem, na czym bardzo nam zależało, umożliwia nadanie dostępów naszym klientom. To naprawdę mocno ułatwiło naszą pracę oraz pozwoliło umocnić relację z klientami i polepszyć dotychczasową współpracę” – tłumaczy swoją decyzję Agnieszka Bujnicka, właścicielka Biura Rachunkowego.

Rozwiązanie pomaga także szybko i wygodnie wprowadzać dokumenty dzięki wbudowanemu OCR. W konsekwencji czas potrzebny na wprowadzenie dokumentów został znacznie skrócony, a automatyczny odczyt wyeliminował błędy mogące się pojawiać przy ręcznym wpisywaniu danych.

“Największym atutem jest OCR każdej faktury. Teraz praca jest szybsza, prostsza i łatwiejsza.  Wystawioną w programie fakturę sprzedaży można wysłać do klienta lub do KSeF w przyszłości. Program nawet sam przygotowuje deklaracje do ZUS czy wysyła powiadomienia o podatkach” – podkreśla Agnieszka Bujnicka.

Dla Biura Rachunkowego wprowadzenie dokumentów do nowego programu oznaczało także polepszenie bezpieczeństwa danych. Dokumenty są automatycznie archiwizowane na serwerach spełniających najwyższe normy bezpieczeństwa. Dodatkowym atutem okazała się również możliwość pracy zdalnej.

„Ten program pozwoli nam również otworzyć się na pracę zdalną. Pracownik może mieć teraz dostęp do programu, do dokumentów logując się u siebie w domu.  Wcześniej nie mieliśmy takiej możliwości. To jest krok do przodu naprawdę duży, 7-milowy krok do przodu” – dodaje Agnieszka Bujnicka, właścicielka Biura.

Wypróbuj Symfonia eBiuro za darmo przez 45 dni!

Dzięki dostępności rozwiązania z poziomu przeglądarki internetowej pracownicy mają do niego dostęp z każdego miejsca. Sam proces wdrożenia przebiegł bardzo szybko i sprawnie. Wystarczyło otworzyć program w przeglądarce, zalogować się, wpisać podstawowe dane i nadać dostępy.

Rezultat: oszczędność czasu, usprawnienie pracy, dostępność i wygoda

Osiągnięte dzięki tej inwestycji korzyści były bardzo szybko zauważalne. Wprowadzeniu programu Symfonia eBiuro pozwoliło Biuru Rachunkowemu odejść od grona dokumentów papierowych, co przełożyło się na oszczędność czasu. Pracownicy mniej czasu poświęcają na obsługę dokumentów, nie muszą ich archiwizować ani wprowadzać ręcznie do systemu, dzięki czemu odeszło im także sporo pracy.

Jak przyznaje Agnieszka Bujnicka:

„To dobre narzędzie na miarę czasów, które właśnie nadchodzą, bo przechodzimy z dokumentów papierowych na pliki do internetu. Kiedy za chwilę, w nowym roku, wejdą w życie nowe przepisy dotyczące KSeF, to będziemy na to przygotowani. Zarazem klient będzie też zabezpieczony, że wykonuje to należycie.”