Ekologia w biurze rachunkowym – na czym może polegać?

Każdą działalność gospodarczą można optymalizować zarówno w zakresie ponoszonych kosztów, wykorzystania dostępnych zasobów, jak i wdrażania modeli pracy opartych na wartościach ekologicznych.

W biurach rachunkowych, gdzie specyfika pracy nierzadko powoduje ponadprzeciętne zużycie artykułów biurowych, również da się wdrożyć pozytywne zmiany. Co zatem można zrobić, by biuro rachunkowe działało w nurcie Eko?

Biura rachunkowe każdego dnia obsługują duże ilości dokumentów pochodzących z zewnętrznych źródeł i mają za zadanie przetworzyć zawarte w nich dane w ściśle określonym czasie, czyli do wymagalnych dat składania JPK i deklaracji. Pewne operacje charakteryzuje wysoka powtarzalność: dane z faktur trzeba przepisać do systemu finansowo-księgowego, zweryfikować poprawność otrzymanych dokumentów oraz sprawdzić zgodność danych po skanowaniu.

Najczęściej trafiające do biura dokumenty mają jednak różnorodne formy – od papierowych wydruków, przez pliki elektroniczne, czyli e-faktury zapisane w zwykłych pdf, po faktury strukturyzowane z zawartymi metadanymi, które mogą zostać automatycznie odczytane przez systemy informatyczne. Ta różnorodność form dokumentów i zawartych w nich danych powoduje, że pomimo doskonałych już technik OCR (optycznej identyfikacji znaków) w biurach rachunkowych ciężko jest wdrożyć pełną automatyzację operacji i obsługi faktur.

W poszukiwaniu działań proekologicznych w biurze rachunkowym

Koszty działalności, zużycie zasobów, ekologia – w zasadzie każdy z tych aspektów jest ze sobą ściśle powiązany i trudno planować zmiany na gruncie postaw ekologicznych bez odniesienia ich do kosztów i dostępnych w firmie zasobów. Wydaje się, że w przypadku biur rachunkowych każda optymalizacja metody działania znajdzie pozytywne przełożenie na ekologię, choć nie każda zmiana w nurcie Eko przyniesie od razu oszczędności. Niekiedy bowiem postawa ekologiczna wymaga inwestycji, które mogą się zwracać w dłuższym okresie.

Pomijając pewne uniwersalne i oczywiste zalecenia dotyczące zużywania zasobów w biurze (oszczędzajmy energię, drukujmy tylko to co konieczne i w trybie dwustronnym, wymieńmy oświetlenie na standard LED, redukujmy zużycie wody itd.), w biurach rachunkowych decydujące znaczenie o tym, czy się jest mniej czy bardziej ekologicznym, ma przyjęta metoda obsługi dokumentów.

W dobie transformacji cyfrowej intensywnego rozwoju chmury i usług mobilnych wciąż działa w Polsce wiele biur rachunkowych, które podstawowe archiwa dokumentów utrzymują w formie papierowych wydruków. W praktyce oznacza to, że nawet gdy klienci przesyłają do biura faktury elektroniczne, są one drukowane i po zaksięgowaniu pakowane do segregatorów (!). Stoi to w całkowitej sprzeczności z ekologią i planem upowszechnienia w Polsce standardu e-faktury.

Taki model działania ma same minusy: papier i materiały eksploatacyjne są coraz droższe, wyszukiwanie dokumentów utrudnione, utrzymanie przestrzeni na archiwum również pociąga za sobą niepotrzebne koszty, nie wspominając już o czasochłonności operacji drukowania i archiwizowania dokumentów. Jak można to zmienić?

• Po pierwsze: zainwestować w bezpieczne usługi archiwizowania danych w chmurze (z opcjami backupu zasobów w odrębnych lokalizacjach).
• Po drugie: dokonać zmiany modelu obsługi faktur, tak by dokumenty źródłowe w wersji cyfrowej trafiały do archiwum cyfrowego bez ich drukowania.
• Po trzecie: wykorzystać zaawansowane skanery z technologią OCR, dzięki czemu można zautomatyzować proces zamiany danych zapisanych w obrazie e-faktury (zwykłym pdf) na dane identyfikowane przez system informatyczny.
• Po czwarte: rozważyć wykorzystanie platform do przesyłania faktur pochodzących od klientów w trybie online. Tu kluczowe jest poszukiwanie takich rozwiązań, które pozwolą klientom w wygodny sposób przesłać do biura skany faktur papierowych, tak aby do biura trafił przede wszystkim plik elektroniczny. Tu warto przypomnieć, że od 2024 r. w Polsce ma obowiązywać ogólnokrajowa platforma do wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych, czyli Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Tryb Eko w biurze rachunkowym oznacza w dużej mierze migrację z tradycyjnego modelu obsługi klientów do modelu online. Charakteryzuje się to odejściem od obsługi bezpośredniej (klienci nie wizytują biura, nie przywożą dokumentów, nie jeździ się też do nich po faktury) na rzecz obsługi zdalnej z silnym akcentem na całkowite wyeliminowanie z procesów biznesowych dokumentów papierowych oraz wykorzystanie usług z chmury. Jeżeli biuro rachunkowe działa w tradycyjnym modelu bazując na papierowym archiwum, wszelkie inne działania proekologiczne mają drugorzędne znaczenie.