Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Czym jest Krajowy System e-Faktur, dla kogo i od kiedy ma być obligatoryjny?

Bogdan Zatorski

Bogdan Zatorski

Kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych

Długość czytania:

17 czerwca 2022

Czym jest Krajowy System e-Faktur, dla kogo i od kiedy ma być obligatoryjny?

 

W Polsce wdrażany jest centralny system, który ma pośredniczyć w wymianie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych pomiędzy podmiotami gospodarczymi – to Krajowy System e-Faktur (KSeF).

 

W innych krajach UE firmy zachowują dowolność w stosowaniu różnych form fakturowania, natomiast w Polsce KSeF ma być obligatoryjny dla wszystkich podatników VAT, w tym także podmiotowo zwolnionych z VAT. Wdrożenie takiej zmiany prawnej dla biznesu oznacza prawdziwą rewolucję. Co warto wiedzieć o KSeF?

 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został wprowadzony nowelizacją ustawy VAT i funkcjonuje pod nadzorem Ministerstwa Finansów, co oznacza, że wszystkie dane i dokumenty przechowywane w jego bazie danych są i będą w swobodnym posiadaniu organów skarbowych.

System został uruchomiony na początku 2022 r. jako rozwiązanie, z którego podatnicy mogą korzystać dobrowolnie. Ma to się jednak zmienić, bowiem polski rząd chce, by KSeF w 2023 r. stał się jedyną obowiązującą platformą umożliwiającą wymianę elektronicznych faktur w obiegu gospodarczym. To oznacza, że zmieni się proces obsługi faktur u wszystkich przedsiębiorców. Systemy fakturujące firm będą wystawiać faktury elektroniczne w  wymaganej przez MF strukturze logicznej w formacie xml i będą je przesyłać do KSeF.

U podatników, którzy już stosują KSeF, taki wystawiony przez przedsiębiorcę dokument to w myśl obowiązujących przepisów jedynie projekt faktury. Dopiero po weryfikacji i przyjęciu przez system ministerstwa e-faktury fiskus uznaje, że dokument wystawiono skutecznie. W sensie formalnym zatem, KSeF poza wymianą czyli przekazaniem faktury wystawa również fakturę, którą następnie dostarcza nabywcy.

Zobacz jak poradzić sobie z fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF – poznaj aplikację Symfonia KSeF!

Wprowadzenie obowiązkowego korzystania KSeF

Prowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF spowoduje, że alternatywne sposoby przesyłania faktur między kontrahentami (poza tym systemem i bez zaakceptowania przez niego wystawionych dokumentów) nie będą uznawane przez ministerstwo finansów i organy skarbowe. Nowy obowiązek niesie ogromne zmiany dla podatników, dlatego poniżej przybliżamy najważniejsze informacje o KSeF, z którymi warto się zaznajomić już teraz w trwającym obecnie okresie przejściowym.

 

Obowiązkowy KSeF – dla kogo?

Obowiązek ma dotyczyć wszystkich czynnych podatników VAT, a także podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP. Co ważne, obligatoryjny KSeF obejmie również podatników podmiotowo zwolnionych, czyli firmy osiągające rocznie obrót mniejszy niż 200 tys. zł.

Z systemu mają korzystać podmioty mające swoje siedziby na terenie Polski. Obecnie nie ma jeszcze pewności co do tego, czy zostaną nim objęte polskie oddziały firm zagranicznych. Zapewne zostanie to określone później w treści kolejnej nowelizacji ustawy VAT.

Symfonia KSeF - aplikacja chmurowa do obsługi faktur ustrukturyzowanych

KSeF: Uwarunkowania prawne

Aby rząd mógł zrealizować swój plan, Rada Europy musi ogłosić decyzję w sprawie derogacji. Upoważni ona Polskę do zastosowania szczególnych zasad rozliczania VAT, czyli pozwoli na techniczne i prawne wdrożenie powszechnego obowiązku stosowania przez podatników KSeF jako wyłącznej platformy do przesyłania i odbierania e-faktur.

Treść derogacji Komisja Europejska przekazała już do Rady Europy 30 marca br. Po ogłoszeniu decyzji przez Radę, będzie należało uchwalić na gruncie polskich przepisów ustawę umożliwiającą wdrożenie planowanych zmian.

Obecnie nie znamy jeszcze ani ostatecznej treści derogacji, ani szczegółów ustawy dotyczącej obligatoryjnego KSeF. Należy się jednak spodziewać, że przepisy te zostaną ogłoszone jeszcze w roku obecnym, a ich wejście w życie nastąpi nie wcześniej niż 1 kwietnia 2023 r. (to najwcześniejszy możliwy termin).

KSeF: Nowy standard e-faktury

KSeF wprowadza nowy standard e-faktury elektronicznej – fakturę ustrukturyzowaną. W standardzie tym zakres zawartych w fakturze informacji jest ściśle zdefiniowany. Podobnie jak w plikach JPK_FA, dane muszą być uporządkowane według określonej struktury logicznej. e-Faktura ustrukturyzowana ma format pliku xml. Taki plik musi być wygenerowany przez dostosowane oprogramowanie fakturujące. Faktury elektronicznej nie da się przygotować ręcznie.

Warto podkreślić, że upowszechnienie standardu opartego na logicznej strukturze pliku ma swoją wielką zaletę. Zapisane w takim dokumencie dane mogą być w sposób automatyczny przetwarzane przez zewnętrzne oprogramowanie finansowo-księgowe, co może w znacznym stopniu ułatwić przetwarzanie przez działy księgowe, finansowe i biura rachunkowe faktur pochodzących od kontrahentów (dokumenty zakupu).

Gdy obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie, nie będzie już wymaganej obecnie akceptacji nabywcy do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, ponieważ standard ten będzie powszechny i obligatoryjny. Podatnicy po prostu nie będą mieli możliwości posługiwania się innymi formami faktur.

Nowy pracownik na pokładzie

Łatwe wdrożenie w dobie pracy zdalnej

Jak ma działać obowiązkowy KSeF?

Z punktu widzenia biznesu kluczową funkcjonalnością KSeF jest pośrednictwo w wymianie faktur między podmiotami gospodarczymi. System umożliwia przesłanie (nadanie) e-faktury przez sprzedawcę oraz jej odbiór przez nabywcę. KSeF ma wydawać nadawcom e-faktur cyfrowe poświadczenia nadania dokumentu (UPO), jak również przypisywać fakturom unikatowe w skali kraju  numery ewidencyjne. Warto zaznaczyć, że wymiana faktur poza KSeF w myśl projektowanych przepisów nie będzie uznawana przez organy skarbowe.

Jak przesłać fakturę do KSeF?

W praktyce proces przesłania dokumentu przez KSeF będzie wyglądał następująco:

  1. Sprzedawca wygeneruje plik xml e-faktury w użytkowanym przez siebie oprogramowaniu, zgodnie ze strukturą logiczną (według zapowiedzi Ministerstwa Finansów mali podatnicy będą mieli możliwość wygenerowania takiej faktury z programu Aplikacja podatnika KSeF).
  2. Oprogramowanie wystawiające e-fakturę skomunikuje się z KSeF i prześle do systemu plik.
  3. System zweryfikuje poprawność pliku i albo go przyjmie albo odrzuci, odsyłając do nadawcy komunikat o niezgodności.
  4. Po przyjęciu e-faktury przez KSeF, system wyśle do nadawcy UPO, a odbiorca będzie mógł dokument pobrać bezpośrednio z systemu lub automatycznie za pośrednictwem użytkowanego przez siebie oprogramowania, które w tym celu skomunikuje się z KSeF.

 

KSeF jako archiwum faktur

Inną ważną rolą KSeF jest archiwizowanie dokumentów. Według założeń baza danych systemu ma przechowywać faktury przez okres aż 10 lat. Niewątpliwie może to ułatwić przedsiębiorcom przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów. Być może funkcjonalność KSeF pozwoli firmom całkowicie zrezygnować z innych własnych rozwiązań do archiwizacji, zabezpieczania i backupu przetwarzanych faktur. Choć trudno to obecnie ocenić, bo paza fakturami przedsiębiorcy muszą przecież archiwizować inne dokumenty.

Dlaczego KSeF jest w ogóle wdrażany?

Głównym celem wdrożenia KSeF jest przeciwdziałanie oszustwom podatkowym. Uzyskanie dostępu do wszystkich informacji dokumentujących zdarzenia gospodarcze firm (sprzedaż / zakupy) da fiskusowi potężne narzędzie monitorowania przepływów finansowych i powiązań między przedsiębiorstwami. Resort finansów podkreśla, że dzięki objęciu obowiązkiem KSeF również podatników podmiotowo zwolnionych z VAT nie będzie już możliwe ukrywanie przez nich przychodów, co ma znacznie uszczelnić system podatkowy i usprawnić ściągalność VAT.

 

KSeF: Jak się przygotować do nowego obowiązku?

Po ogłoszeniu treści ustawy wdrażającej obligatoryjny KSeF, firmy będą musiały zaktualizować rozwiązania informatyczne. Dotyczy to zarówno oprogramowana do wystawiania faktur, jak i systemów finansowo-księgowych. W systemach do fakturowania będzie należało wdrożyć logiczną strukturę e-faktury. Ponadto zmiany w systemach informatycznych będą polegały na dostosowaniu ich do dwustronnej komunikacji z KSeF (przesyłania i odbierania e-faktur), ale także dodanie w systemach finansowo-księgowych funkcjonalności automatycznego przetwarzania danych pochodzących z ustrukturyzowanych faktur.

Dla dostawców oprogramowania i dla użytkowników istotny będzie czas, jaki ustawodawca da na przystosowanie się do zmian prawnych. W Symfonii bardzo uważnie przyglądamy się projektowanym zmianom w obecnie dostępnej wersji KSeF, jak również procesowi legislacyjnemu. Nasze oprogramowanie będzie w pełni gotowe do współpracy z tym systemem. Zwracamy jednak uwagę, że wdrożenie obligatoryjnego KSeF w przypadku wielu firm to nie tylko aktualizacja oprogramowania, ale może ono oznaczać również konieczność analizy i zmiany procesów biznesowych sprzedaży, zakupu, jak i treści umów zawartych z kontrahentami.

Zobacz jak poradzić sobie z fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF – poznaj aplikację Symfonia KSeF!

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Rekomendowany kolejny artykuł:

Więcej na ten temat:

Powiązane kategorie

Finanse
międzynarodowe

Finanse
na co dzień

Planowanie
biznesowe

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik