Symfonia Obieg Dokumentów w spółce Zdrojowa Hotels [CASE STUDY]

Wdrożenie Symfonia Obieg Dokumentów pozwoliło spółce Zdrojowa Hotels zarządzać całą dokumentacją firmową w trzech różnych lokalizacjach z poziomu jednego systemu, do którego ma dostęp 145 użytkowników.

Poznaj historię tej współpracy z perspektywy głównego księgowego, dyrektora finansowego i lidera zespołu IT.

Wyzwanie: Cyfryzacja obiegu dokumentów dla części hotelowej Grupy

By lepiej zrozumieć potrzebę, która doprowadziła Zdrojowa Hotels do wdrożenia oprogramowania Symfonia Obieg Dokumentów, warto przyjrzeć się bliżej modelowi biznesowemu przedsiębiorstwa.

Zdrojowa Invest & Hotels (do której należy Zdrojowa Hotels) to jeden z największych deweloperów apartamentów wakacyjnych w Polsce, którego większość obiektów znajduje się w miejscowościach nadmorskich.

Grupa prowadzi działalność na rynku nieruchomości, inwestycyjnym i turystycznym. O ile spółki inwestycyjne miały dedykowany program do obiegu dokumentów, tak brakowało odpowiedniego rozwiązania dla części hotelowej.

Dzięki wdrożeniu cyfrowego obiegu dokumentów Zdrojowa Hotels chciała zautomatyzować procesy związane m.in. z tworzeniem i ewidencją umów, zarządzaniem projektami, porządkowaniem dokumentów czy wprowadzeniem faktur.

W przypadku holdingu hotelarskiego wyzwaniem była też różna lokalizacja pracowników. Hotele znajdują się w Kołobrzegu, Świnoujściu i Szklarskiej Porębie, z kolei cały dział księgowy pracuje z centrali w Kołobrzegu. Ta okoliczność utrudniała zarządzanie dokumentacją firmową, w tym wprowadzanie faktur.

Przed Zdrojową Hotels pozostała kwestia wyboru dostawcy, który przygotuje rozwiązanie cyfrowego obiegu dokumentów dla trzech lokalizacji z dostępem dla 145 użytkowników.

Wszystkie produkty od jednego producenta zapewniają zgodność danych Zespół księgowy Zdrojowa Hotels od lat pracuje na programach Symfonia ERP Finanse i Księgowość oraz Symfonia Handel 2.0. Stąd zwrot w kierunku tego samego producenta.

Chcieliśmy uniknąć firm trzecich i integratorów między poszczególnymi systemami, bo nie mamy na tym polu dobrego doświadczenia. Interesowało nas rozwiązanie, które będzie mogło współgrać z programem finansowo-księgowym. Dzięki temu mamy pewność, że wymiana danych między programami będzie odbywać się w sposób prawidłowy – mówi Mateusz Walentek, lider zespołu IT w Zdrojowa Hotels.

Współpraca z pozostałymi produktami Symfonii była kluczowa także dla głównego księgowego, Michała Kwapisza:

Z mojego punktu widzenia bardzo ważne było, by dane z platformy do zarządzania obiegiem dokumentacji trafiały do systemu finansowo-księgowego Symfonii. W przypadku zewnętrznego dostawcy musielibyśmy kopiować te informacje. Producent oprogramowania wie najlepiej, jak dotrzeć do bazy danych w swoich systemach, pośrednik by nam tego nie zapewnił.

Integracja Symfonii Obiegu Dokumentów z Symfonią Finanse i Księgowość powoduje, że skany dokumentów są widoczne w obu programach.

Główny księgowy Zdrojowa Hotels podkreśla także, że rozwiązanie Symfonii daje mu pewność, że wszystkie faktury są w jednym miejscu:

Jeśli jakiejś faktury nie ma w Symfonii Obieg Dokumentów to znaczy, że ona nie istnieje w obiegu. W tym sensie traktujemy system Symfonii jako wyrocznię – dodaje Michał Kwapisz.

Oprogramowanie w chmurze skraca czas wdrożenia

Mateusza Walentka, reprezentanta zespołu IT w Zdrojowa Hotels, do Symfonii Obieg Dokumentów przekonała usługa chmurowa:

Budowanie następnych macierzy dyskowych i specjalnych serwerów pod oprogramowanie dla obiegu dokumentów, kopii zapasowych, archiwizacji – to wszystko jest sporym kosztem dla firmy. W przypadku programów desktopowych dużo więcej pracy zajmuje doprowadzenie wdrożenia do szczęśliwego finału. Rozwiązanie chmurowe znacznie skraca proces wprowadzenia produktu do użytkowania w firmie. Produkt Symfonii jest bezpieczny i łatwy w logowaniu – dodaje lider zespołu IT.

Łukasz Sękowski, dyrektor finansowy Zdrojowa Hotels docenia, że wszystkie dokumenty są dostępne w jednym miejscu i może do nich zajrzeć niezależnie od miejsca wykonywanej pracy. Ta funkcjonalność sprawdza się w zdalnym zarządzaniu obiegiem informacji:

W jednej chwili mogę sprawdzić, u kogo obecnie znajduje się konkretny dokument, czy został już zaakceptowany. Do naszej księgowości przestały dzięki temu spływać masowe zapytania skupiające się wokół tego, czy przelew wyszedł. Zamiast tego możemy analizować, u kogo faktura czeka na akceptację – podkreśla Łukasz Sękowski, dyrektor finansowy Zdrojowa Hotels.