Pakiet mobilności a rachuba płac kierowców – Symfonia R2płatnikPRO obsłuży każdą sytuację

Kierowcy realizujący transport poza granicami Polski w niektórych sytuacjach powinni otrzymywać wynagrodzenie zależne m.in. od poziomu płacy minimalnej w kraju, w którym zrealizowana została usługa.

Spełnienie tego warunku utrudnia pracę w działach płac, a przecież nie jest to jedyne wyzwanie, jakie niesie z sobą Pakiet mobilności.

Wdrożenie w Polsce w lutym 2022 r. zbioru przepisów zwanych „Pakietem mobilności” postawiło przed firmami transportowymi nowe wyzwania. Zmian w obowiązujących przepisach jest sporo, natomiast z punktu widzenia działów kadr i płac jedną z najważniejszych jest ta dotycząca konieczności kalkulacji wynagrodzeń kierowców w oparciu o minimalną stawkę obowiązującą w kraju, w którym realizowana była usługa transportowa. Spełnienie tego wymogu w praktyce oznacza tyle, że do rachuby płac potrzebne są szczegółowe dane z przebiegu danej trasy.

Pakiet mobilności: Tylko dobre dane na wejściu ułatwią kalkulację wynagrodzenia kierowcy

Branżę TSL (transport, spedycja, logistyka) charakteryzuje na wielu płaszczyznach ogromna różnorodność. We flotach przewoźników jeżdżą pojazdy wyposażone zarówno w starsze modele tachografów, jak i w urządzenia cyfrowe nowszej generacji.

Kierowcy realizują tez różne rodzaje transportów międzynarodowych. W części z nich (transporty kabotażowe i cross trade) wynagrodzenia trzeba kalkulować w oparciu o warunki płacowe dla kraju, w którym realizowana jest usługa, natomiast w innych rodzajach transportu międzynarodowego (tranzyt i transporty bilateralne z i do Polski) można zastosować wynagrodzenie ustalone dla przewozów na terenie Polski. Ponadto w rachubie płac należy uwzględniać delegacje i noclegi. Dodajmy do tego, iż na przełomie miesięcy pojazdy często są w trasie, nierzadko za granicą, co dodatkowo może utrudniać pozyskanie bieżących danych z rejestracji czasu pracy.

Duża złożoność czynników wpływających na poziom wynagrodzenia powoduje, że kalkulacja wynagrodzeń w branży transportowej jest sporym wyzwaniem nawet dla najbardziej doświadczonych przewoźników. Aby oprogramowanie kadrowo-płacowe mogło prawidłowo naliczyć wynagrodzenia w międzynarodowych przewozach towarów, w określonym terminie muszą trafić do niego szczegółowe informacje z rejestracji czasu pracy kierowców.

Dane te pochodzą oczywiście z kart kierowców i tachografów – zależnie od rodzaju sprzętu mogą być to dane pobrane z tarczek (tzw. wykresówek stosowanych w starszych tachografach), jak również z oprogramowania nowszych tachografów cyfrowych. Jakość tych danych warunkuje prawidłowość wyliczeń wynagrodzenia, natomiast warto zaznaczyć, że już na etapie rejestracji czasu pracy dokonywanego przez samych kierowców, zdarzają się tu przekłamania najczęściej spowodowane zwykłym zaniedbaniem.

Kierowcy przekraczając granice, rozpoczynając lub kończąc odpoczynek, niekiedy zapominają dokonać adnotacji w systemie rejestrującym czas pracy, co powoduje dodatkowe komplikacje w kalkulacji poziomu ich płacy.

Oczywiście, z punktu widzenia działów kadr optymalnym rozwiązaniem jest zdalne pobieranie danych bezpośrednio z urządzeń cyfrowych pracujących w pojazdach, w których jednocześnie systemy ewidencji czasu pracy bazują na danych GPS, automatyzując rejestrację wszelkich istotnych zdarzeń.

Taki model obiegu informacji pozwala zaoszczędzić czas i nie wymaga fizycznego dostępu do zapisów, znajdujących się w pojeździe kierowcy. Poza tym zdalny odczyt może odbywać się w dowolnym czasie.

Kalkulacja wynagrodzeń kierowców – diabeł tkwi w szczegółach

Obecne dostępne systemy do ewidencji pracy kierowców pozwalają rozliczać wynagrodzenia na podstawie analizy czasu ich pracy. Wiele z tych systemów nie radzi sobie jednak w określonych sytuacjach, np. w kalkulacji płacy za czas choroby, czas urlopu, określenia ekwiwalentu za urlop czy innych wynagrodzeń wynikających ze stosunku pracy.

Istnieje zatem uzasadniona potrzeba wymiany danych pomiędzy systemami rejestrującymi czas pracy kierowców a oprogramowaniem kadrowo-płacowym. Jednym z rozwiązań dedykowanych do obsługi branży TSL jest system Symfonia R2płatnikPRO. Ma on wbudowany mechanizm importu danych z rejestru czasu pracy kierowcy, jak również obsługuje rozliczanie wynagrodzeń zgodnie z Pakietem mobilności.

Po zmianie przepisów, które obowiązują od 2 lutego 2022 r. obliczając wynagrodzenie należy uwzględnić wartość diet należnych za każdy dzień pobytu za granicą. Kwota ta wpływa na podstawę kalkulacji składki na ubezpieczenie społeczne. Należy też pamiętać o kwocie wolnej od podatku w wysokości 30% diety.

Symfonia R2płatnikPRO umożliwia rozliczenie na liście płac Pakietu mobilności w dowolnym wariancie. Najbardziej popularny to lista płac z wynagrodzeniem podstawowym, która zawiera składniki z umowy o pracę – płacę zasadniczą, ryczałt za nadgodziny, ryczałt za godziny nocne oraz dodatki za dyżury – z terminem wypłaty do 10-ego dnia roboczego miesiąca.

Oprócz niej także druga lista płac wypłacana na koniec miesiąca, która rozlicza rzeczywisty czas pracy kierowcy obliczony na podstawie danych pobranych z tachografu. Tu rozliczamy nadgodziny, godziny pracy w porze nocnej, dyżury, czy wynagrodzenia w ramach tzw. Płacy Sektorowej. Przy wyliczaniu drugiej listy płac system R2płatnikPRO sumuje przychody w danym miesiącu, odnosi je do kwoty 5922 zł i oblicza w sposób prawidłowy podstawę składek ZUS.

System R2płatnikPRO umożliwia przeliczenie wynagrodzeń w innych wariantach, np. w takim, w którym wszystkie składniki wynagrodzenia znajdują się na jednej liście płac. Z uwagi na opisane wyżej wyzwania w obiegu danych, taki wariant może być stosowany, gdy dane z przebiegu pracy kierowcy są odczytywane zdalnie.

Bez względu na przyjęty wariant rachuby płac należy pamiętać o zmniejszeniu przychodu o 30% z należnych diet za pracę za granicą. Program R2płatnikPRO w sposób prawidłowy uwzględnia również ulgi, które wniósł Polski Ład tj. „PIT 0” dla osób do 26 roku życia, ulgę dla rodzin 4+, jak i ulgę dla emerytów. Co ważne, program rozliczy także Pakiet Mobilności dla kierowców zatrudnionych na umowy zlecenie.

Dowiedz się więcej o systemie Symfonia R2płatnikPRO