Jak Społem połączyło 25 sklepów z systemem księgowym Symfonii? [CASE STUDY]

„Społem” Warszawska Spółdzielnia Spożywców Praga Południe połączyła 25 sklepów z jednym systemem księgowym. Decyzja zarządu wynikała z chęci usprawnienia i przyspieszenia procesów księgowania dokumentów handlu detalicznego oraz wszystkich dokumentów kosztowych.

Przedstawiamy historię i efekty wdrożenia produktów Symfonia w Spółdzielni.

Wyzwania – cyfryzacja i unowocześnienie obiegu dokumentów

Przed wprowadzeniem zmian Społem WSS Praga Południe, do której należy 25 sklepów spożywczych, każdego miesiąca mierzyła się z koniecznością ręcznej obsługi około 15 tysięcy faktur zakupu towarów. Te oraz inne dokumenty finansowe, wystawiane w formie papierowej, przechodziły ścieżkę pomiędzy sklepami a biurem centrali. Cała obsługa księgowa wymagała ogromnego nakładu czasu i środków.

Zarząd Spółdzielni zdecydował o odejściu od nieefektywnego i przestarzałego technologicznie oprogramowania, które w ciągu wielu lat było rozbudowywane i aktualizowane o nowe nakładki i wersje. Samo poruszanie się w dotychczasowych rozwiązaniach pochłaniało sporą część czasu pracy księgowych.

Pierwszym wyzwaniem, jakie stanęło przed Spółdzielnią, była rezygnacja z przestarzałych programów księgowych napisanych w języku DOS i przejście do środowiska Windows. Kolejnymi krokami były decyzje o stopniowych wprowadzaniu profesjonalnych programów elektronicznej obsługi biznesu. I w ten sposób w Społem WSS Praga Południe pojawiła się Symfonia.

Jak wyglądało wprowadzenie Symfonii do firmy?

Jesienią 2019 roku Społem WSS zdecydowała się na wprowadzenie programu Symfonii w zakresie środków trwałych, które dzięki niemu mogły zostać  oznaczone kodami i elektronicznie zinwentaryzowane. Usprawniło to prace w sytuacjach remontów, zmian kierownictwa sklepu czy okresowych inwentaryzacjach.

Ta pierwsza zmiana pokazała, jak wiele można zyskać, decydując się na korzystanie z nowoczesnych rozwiązań. Spółdzielnia, przygotowując się do wdrożenia nowego programu księgowego Symfonii, zmieniła system obiegu dokumentów. Wcześniej oryginały faktur trafiały do biura, po zmianie zostały przekierowane do sklepów wraz z towarem, a program handlowy automatycznie generował dokumenty przyjęcia z zewnątrz. Z początkiem 2020 roku rozpoczęła się prawdziwa zmiana i całkowite przejście na program księgowy.

Obecnie Społem WSS korzysta z programów Symfonia ERP Finanse i Księgowość oraz Symfonia Handel. Dzięki tym rozwiązaniom do systemu księgowego automatycznie trafiają wszystkie dokumenty związane z zakupem: faktury, PZ, WZ, inne dokumenty dostaw, informacje o korektach, przesunięciach towarów. Wszystkie dokumenty księgowe w spółdzielni obsługuje system informatyczny, nie przechodzą już fizycznie, w formie papierowej przez ręce pracowników. Obecnie trwa proces wdrażania programu Symfonia ERP Kadry i Płace.

Czym dla WSS okazała się współpraca z Symfonią?

Głównym celem Spółdzielni było zautomatyzowanie pewnych prac i sprawienie, aby większość procesów przebiegała samoistnie. Po dwóch latach od rewolucji w dziale księgowości zarówno zarząd jak i pracownicy przyznają, że zmiana przyniosła ogromne korzyści.

Od stycznia 2020 r. minimum 15 tysięcy dokumentów przechodzi automatycznie do systemu, wcześniej te dokumenty musiały przejść przez ręce księgowych.  Odchodzimy od stosów papieru i nie musimy wielu dokumentów drukować, wszystko widzimy na ekranie. System obiegu dokumentów umożliwił nam również przyjmowanie wszystkich korekt w formie elektronicznej – mówi Małgorzata Piotrowska, Wiceprezes ds. Ekonomicznych w Społem WSS Praga Południe.

Użytkownicy programu Symfonii są zgodni, że jest on bardzo wydajny – umożliwia skanowanie 100 faktur na minutę i dodawanie do systemu księgowego automatycznie.

Jak przyznaje Małgorzata Piotrowska:

To był prawdziwy przełom w naszym dziale księgowości. Ale nie poprzestajemy na tym i w dalszym ciągu pracujemy nad zmianami. Od stycznia 2021 roku raporty kasowe w sklepach drukowane są automatycznie. Wprowadziliśmy faktury elektroniczne na dostawy towarów bezpośrednio do systemu handlowego i potem ściągane do systemu księgowego..

Wprowadzenie programów Symfonii pozwoliło Społem WSS Praga Południe na szereg oszczędności. Pracownicy sklepów mniej czasu poświęcają na obsługę dokumentów, a w samej księgowości udało się zminimalizować ryzyko ludzkich pomyłek, o które nietrudno przy takiej liczbie operacji finansowych oraz przyspieszyć i ułatwić pracę.

Budujemy bazę danych na serwerach dla każdego sklepu, gdzie będą gromadzone faktury i inne dokumenty dotyczące dostaw, odchodząc od wersji papierowych – tłumaczy Wiceprezes ds. Ekonomicznych Społem WSS Praga Południe – Przy automatyzacji faktur, wciągając je do systemu księgowania, automatycznie generujemy płatności do banku. System faktur elektronicznych minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, takich jak pomyłki w wartościach faktur.

Dla spółdzielni wprowadzenie danych do systemów Symfonii oznaczało także ułatwienia w przygotowaniu analiz rentowności każdego z punktów handlowych. Zwiększyła się ich częstotliwość, obecnie każdy sklep może otrzymywać taką analizę raz w miesiącu, a nie raz na pół roku, jak było wcześniej. Program pomaga również automatycznie rozłożyć, według przyjętych kryteriów powierzchniowych, koszty tzw. zakładowe, czyli koszty wspólne. W przypadku analiz rentowności jest to sporym ułatwieniem.