Digitalizacja jednym z warunków nowoczesnej firmy

Czym jest digitalizacja (cyfryzacja)?

Pod pojęciami cyfryzacji lub digitalizacji kryje się takie wykorzystanie technologii informatycznych w firmach, na przykład programów komputerowych, które pozwala na usprawnienie zarządzania wybranymi obszarami działalności – wymianą dokumentów, obsługą klienta, rozliczeniami księgowymi, obsługą spraw pracowników, produkcją.

Wprowadzone usprawnienia przynoszą różne korzyści, między innymi przyspieszają wykonywanie określonych czynności, pozwalają zwiększyć wydajność bądź uniknąć błędów typowych dla pracy człowieka.

Główne korzyści z cyfryzacji

Obecnie cyfryzacja przedsiębiorstw jest koniecznością, od której nie ma odwrotu. Ostatnie lata, zwłaszcza okres pandemii i lockdownów, pokazały, że bez inwestycji w digitalizację nie da się prowadzić efektywnej działalności biznesowej. Ten trend będzie się jeszcze umacniał, wraz z postępującą cyfryzacją państwa oraz podatków.  Liczne badania, w tym te realizowane prze Symfonię, pokazują, że przedsiębiorcy mają tego pełną świadomość i digitalizację postrzegają przez pryzmat korzyści.

Przede wszystkim cyfryzacja oznacza oszczędność kosztów oraz zdecydowane zwiększenie wydajności i efektywności firmy. Nie mniej istotny jest wzrost konkurencyjności firmy oraz otwarcie jej na nowe rynki oraz nowych klientów. Analizując wybrane obszary, w których Symfonia oferuje rozwiązania informatyczne, korzyści można wskazać bardziej szczegółowo:

Cyfryzacja Finansów i Księgowości

Powszechne już stosowanie programów księgowych zapewnia użytkownikom wygodną i szybką rejestrację danych, pozwala na automatyzację pracy, przyspiesza obsługę płatności oraz umożliwia przygotowanie dowolnych analiz i raportów. Funkcje takie jak OCR przyspieszają pracę z dokumentami, oszczędzając czas poświęcany na ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu.

Digitalizacja obszaru kadrowo-płacowego

Najnowsze narzędzia do obsługi działów kadrowo-płacowych pozwalają na maksymalne uproszczenie procedur oraz usprawnienie komunikacji z pracownikami. Zapewniają niezbędny niekiedy pracowniczy self-service, a żmudne wcześniej czynności, jak zatwierdzanie nieobecności, przygotowanie pasków płacowych, zeznań podatkowych i wiele innych zajmują dużo mniej czasu. Zastosowanie rozwiązań online pozwala także na prowadzenie relacji pracodawca – pracownik również na odległość.

Cyfryzacja produkcji

Oprogramowanie wykorzystywane w firmach produkcyjnych pozwala na optymalizację zasobów takich jak kalendarze produkcyjne i czasy operacji z uwzględnieniem poprzedników, stanowisk, maszyn oraz gniazd produkcyjnych. Daje także wparcie procesu planowania zleceń produkcyjnych i jest gwarancją uniknięcia chaosu w zarządzaniu zamówieniami i zleceniami, problemów z łańcuchem dostaw, nieterminowości, dużej liczby nadgodzin.

Cyfrowy handel

Rozwiązania chmurowe wspierające handel pozwalają na zwiększenie zysku dzięki optymalizacji procesów magazynowych, wyeliminowanie papieru z procesu składania zamówienia oraz obsługę zamówień, faktur, paragonów, płatności kartą przy użyciu jak najmniejszej liczby urządzeń.

Jak powinien przebiegać proces digitalizacji (cyfryzacji)?

Modelowo prowadzona digitalizacja opiera się na indywidualnym podejściu do wyboru i wdrożenia cyfrowych rozwiązań, ponieważ przygotowanie do implementacji programów informatycznych wymaga analizy wielu czynników. Ważne jest także wspólne zaangażowanie firmy oraz dostawcy oprogramowania cyfrowego. Symfonia w pierwszej kolejności rekomenduje dokładną analizę potrzeb firmy, ponieważ cyfryzacja to inwestycja, która ma odpowiadać na konkretne oczekiwania firmy, ułatwiać realizację wielu zadań poprzez ich uproszczenie, zintegrowanie i automatyzację, a ostatecznie przynosić wysoki zwrot z inwestycji.

Kolejnym etapem jest analiza przedwdrożeniowa, która pomaga ustalić plan i budżet projektu. Można ją przeprowadzać korzystając z własnych zasobów albo angażując niezależnego, indywidualnego doradcę. Taka analiza pozwala dostawcy oprogramowania na właściwą, odpowiadającą oczekiwaniom firmy konfigurację systemu. Dokładne przejście tych etapów skutkuje wprowadzeniem skutecznego i efektywnego rozwiązania, które przyniesie oczekiwane rezultaty. Doświadczenia rynku IT pokazują, że wiele procesów cyfryzacji może nie przynieść oczekiwanych rezultatów właśnie ze względu na źle zdefiniowane cele, zasoby czy brak przygotowania organizacji do zmiany.