Wysoki poziom automatyzacji procesu sprzedaży usług kurierskich w spółce GLOBKURIER

GlobKurier.pl to międzynarodowa platforma transportowa, która od 2010 roku oferuje poprzez swój portal najlepszą i najtańszą opcję transportu przesyłki zarówno dla klientów indywidualnych, jak i biznesowych.

Każdego dnia tysiące ładunków są odbierane i dostarczane przy udziale Globkurier.pl.

„Automatyzacja jest szczególnie ważna dla procesów związanych z wystawianiem różnego typu faktur, paragonów, czy korekt. Proces musi być optymalny czasowo. Ważna jest także kwestia obsługi różnych stawek, w tym podatkowych, w zależności od kierunków danych przesyłek. Cały proces jest powiązany z system bankowym, w tym z dynamicznym nadawaniem kont dla klientów.” – mówi Mateusz Pycia, CEO spółki GlobKurier.

Oferta spółki GlobKurier na tyle odpowiada na potrzeby rynku, że w każdej godzinie w samej Polsce jest nadawane około 200 000 paczek, a przychody Spółki rosną corocznie o 80%. Firma zatrudnia 50 osób, posiada też pod marką GlobBox około 1000 punktów nadania i odbioru. Dziennie wykonywanych jest kilka tysięcy operacji finansowych.

Największą korzyść ze współpracy z GlobKurierem odczuwają firmy nowe, wchodzące na rynek, czy to jest sklep internetowy, czy hurtownia. Każda z nich ma oczekiwania na start odnośnie dobrych warunków logistycznych, które chce spełniać wobec swoich klientów, np. dysponować paczkomatami, oferować doręczenia kurierskie czy usługę Poczty Polskiej. Wszystkie te opcje wraz z pełna automatyzacją procesów oferuje im GlobKurier.

Firma Gemini opracowała wspólnie z zespołem GlobKurier pod przewodnictwem CFO Agnieszki Wieczorek, dodatkowe funkcjonalności w systemie Symfonia ERP umożliwiające bieżącą komunikację i wymianę danych pomiędzy kluczowymi systemami dla Spółki. Chodziło przede wszystkim o automatyzację, niezawodność i dużą przepustowość operacji. System wykonuje także analizę związaną z rozliczeniem rentowności sprzedaży.

Aktualne rozwiązanie obsługuje w sposób automatyczny: Wystawianie dokumentów handlowych, rozliczanie płatności, generowanie dynamicznych paylinków do płatności, obsługę zwrotów, obsługę pobrań, automatyczną blokadę, monity, windykację, raportowanie rentowności, analizy sprzedaży, analizy zakupów pod kontem rodzajów kosztów, wykonanie budżetów, integrację z system księgowym, rozliczanie płatności online, płatności prepaid, powiadamianie o zdarzeniach awaryjnych oraz rejestr wszystkich operacji w dzienniku zdarzeń.

Firma uwolniła wewnętrzny dział IT od utrzymywania własnego systemu fakturowego – funkcjonalność ta jest całkowicie obsługiwana i aktualizowana w Symfonia ERP. Znacząco poprawiła się skuteczność w wystawianiu dokumentów, ich uporządkowanie i analityka.

Bardzo istotne jest też zarządzanie płatnościami, szczególnie jeżeli chodzi o zwracanie klientom pieniędzy za tak zwane pobrania. To rozbudowany proces, który w systemie musi brać pod uwagę wiele zmiennych – które płatności powinny wrócić do klientów na podstawie danych zwrotnych od przewoźników, czyli które pieniądze zostały rzeczywiście pobrane oraz opcje jaką sobie klient wybrał, czyli po ilu dniach te pieniądze powinny do niego wrócić, i w zależności od tego jak sobie klient wybierze, to taką, kwotę płaci dodatkowo, itd. Jeżeli pojawi się sygnał, że przewoźnik pobrał pieniądze, minął okres wskazany przez klienta, to wtedy pojawiają się zobowiązania o odpowiednim terminie i są automatyczne wysyłane do systemu bankowego jako polecenia płatności. Osiągnięty poziom automatyzacji jest tu bardzo wysoki, człowiek zajmuje się tylko obsługą wyjątków.

„Obsługa całego procesu przez Symfonia ERP nie tylko odciąża GlobKurier od wystawiania dokumentów handlowych, ale też od martwienia się o ich zgodność z przepisami prawa czy poprawność wystawiania JPK albo o eksport do programu księgowego, itd.”– mówi Tomasz Kasprowicz, współwłaściciel firmy Gemini.

„Dzięki inwestycji w Symfonia ERP, przestaliśmy przejmować się operacyjnymi sprawami, a mogliśmy skupić się na rozwoju kluczowej funkcjonalności naszego biznesu, czyli platformy do zamawiania i nadawania przesyłek krajowych i zagranicznych.

Spółka optymistycznie patrzy w przyszłość i widzi swój rozwój przede wszystkim w działaniach poza granicami Polski. Aktualnie GlobKurier wdraża nową stronę internetową przygotowaną pod klientów zagranicznych (7 wersji językowych), spodziewa się więc wzrostu ilości przesyłek międzynarodowych. Obsługa klientów zagranicznych to nie tylko kwestia języka. Wyzwaniem są rozliczenia finansowe – kwestia waluty oraz różne stawki podatkowe stosowane w różnych krajach. Aktualnie w Symfonia ERP, po adaptacji przez Gemini, możliwe jest wprowadzanie specyficznych danych dla operacji bez udziału informatyków. Nasz zespół finansowo-księgowy może samodzielnie obsłużyć operację dotyczącą np. przesyłki z Niemiec do Rosji.” – dodaje M. Pycia z GlobKurier.

GlobKurier.pl to Twoja platforma do automatyzacji zamówień i dostaw przesyłek do 192 krajów świata jednym z 50 kurierów. Niskie ceny, szybkość dostarczania przesyłek, wygoda zamawiania usług – to trzy frazy najlepiej obrazujące usługi firmy. W skrócie co firma oferuje: Infolinię 6 dni w tygodniu, zwroty pobrań w ciągu 24h, monitoring przesyłek, porównywarkę cen kurierów, wygodny i szybki import CSV, bezpłatne indywidualne konto, brak konieczności podpisywania umów, jedną negocjację cen z przewoźnikami oraz opiekę opiekuna biznesowego.

Gemini to Srebrny Partner Symfonii. Firma rozpoczęła działalność firmy w 1992 r. Skupia się na obsłudze informatycznej przedsiębiorstw w oparciu o wdrożenia kompleksowych rozwiązań informatycznych oraz wiedzę i bogate doświadczenie specjalistów. Pozwala to przeanalizować całość procesów występujących w firmie, a następnie skutecznie dopasować i wdrożyć rozwiązanie IT przynoszące wymierne rezultaty.