Zmiana programu finansowo-księgowego w ciągu roku – czy to możliwe?

Jakie są wyzwania związane ze zmianą systemu w ciągu roku? Jak się do nich przygotować? 

Zmiany są nieodłącznym elementem naszego życia. Wiedzą o tym szczególnie księgowi, którzy w swoim zawodzie muszą się z nimi na co dzień mierzyć. Nieustannym zmianom ulegają bowiem przepisy podatkowe, wzory formularzy deklaracji, techniki raportowania do organów skarbowych czy sposoby prezentowania danych finansowych. Można by rzec, że w księgowości wszystko ewoluuje.

Ze zmianami wiąże się jedno z najczęściej zadawanych przez księgowych pytań: „czy można rozpocząć pracę na Symfonii w trakcie roku?” Pytanie jest to jak najbardziej uzasadnione, ponieważ zmiany których doświadczamy w różnych aspektach naszego życia są niejednokrotnie odbierane przez nas z lekką dozą niepokoju. Dotyczy to również zmiany oprogramowania księgowego, ponieważ z jednej strony „przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka”, z drugiej pojawiają się obawy czy to nie spowoduje ogromnej ilości pracy do wykonania.

Dzisiaj odpowiadamy na to pytanie:  Tak, na Symfonię możemy przejść w trakcie roku obrachunkowego.

Rozpoczynając pracę z Symfonią Finanse i Księgowość zaczniemy od instalacji systemu. Przez instalację poprowadzi nas intuicyjny kreator, ponadto na naszej stronie pomoc.symfonia.pl znajdziecie szczegółowe opisy poszczególnych kroków.

Po instalacji i pierwszym uruchomieniu programu przystępujemy do konfiguracji systemu – to w tym miejscu wskazujemy czy chcemy księgować na „czwórkach” (w układzie rodzajowym), na „piątkach” (w układzie funkcjonalnym), na kontach zespołu 4 wraz z kontem 490 czy też na zespołach 4+5 (do wyboru mamy rachunek kosztów porównawczy lub kalkulacyjny).

W następnym kroku program umożliwi nam wygenerowanie planu kont – zawsze zachęcam klientów do skorzystania z tej opcji, dzięki czemu Symfonia utworzy plan kont zgodnie z wybranymi wcześniej profilami działalności jednostki (handlowa, usługowa, produkcyjna). Skorzystanie z wygenerowanego planu kont niesie ze sobą szereg korzyści: konta zarówno bilansowe jak i wynikowe będą już podpięte pod odpowiednie pozycje w Bilansie czy Rachunku Zysków i Strat, a sama struktura planu kont zbudowana na bazie naszych wieloletnich doświadczeń umożliwi łatwe rozpoczęcie księgowania.

Oczywiście wielu z Was zapyta: co z dotychczas wprowadzonymi w poprzednim systemie dokumentami, czy trzeba będzie je na nowo wprowadzać w Symfonii? Nie, nie trzeba będzie ponownie wprowadzać dokumentów z poprzedniego systemu. 

Rozpoczynając działanie na Symfonii pracę rozpoczniemy od wprowadzenia Bilansu Otwarcia do przejrzystej tabeli. W tabeli tej wprowadzamy salda kont bilansowych na koniec ostatniego zaksięgowanego roku. Dzięki temu generując bilans na koniec bieżącego roku będziemy mogli zobaczyć sumy za rok ubiegły (który ewidencjonowany był w poprzednim systemie).

Po wprowadzeniu BO, kolejnym krokiem będzie uzupełnienie równie przejrzystej tabeli dotyczącej Obrotów Rozpoczęcia – to w tym miejscu uzupełniamy obroty kont od początku roku obrachunkowego aż do momentu rozpoczęcia pracy z Symfonią (jeżeli zdecydowaliśmy się na rozpoczęcie księgowania na Symfonii od czerwca, wówczas w obrotach rozpoczęcia wprowadzamy obroty poszczególnych kont za okres od stycznia do maja). Podczas wprowadzania OR uzupełniamy również dane dotyczące nierozliczonych transakcji (rozrachunków). Zarówno w BO jak i OR mamy możliwość uzupełnić dane w walutach ze wskazaniem kursu.

Po wykonaniu powyższych czynności możemy już rozpocząć księgowanie na Symfonii, ponieważ program posiada predefiniowane typy dokumentów oraz rejestrów VAT, które umożliwiają ewidencjonowanie najczęściej spotykanych operacji gospodarczych zarówno w PLN jak i w walucie tj. sprzedaż, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, eksport, zakup, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług, raport okresowy z kas fiskalnych etc. Predefiniowane typy dokumentów i rejestrów pozwalają na odpowiednie wykazanie transakcji w deklaracji podatkowej w np. JPK_V7M.

Czy to wszystko?

Tak, aby rozpocząć pracę na Symfonii mamy do wykonania opisane czynności. Zmiana oprogramowania na Symfonię w ciągu roku nie jest czymś, co powinno powodować Wasze obawy. Wiele szczegółowych informacji oraz instrukcji znajdziecie na naszych stronach pomoc.symfonia.pl oraz wsparcie.symfonia.pl.

Pamiętajcie, że jeżeli nie chcecie samodzielnie podejmować się procesu zmiany programu w ciągu roku to zawsze możecie skorzystać ze wsparcia doświadczonych konsultantów, którzy będąc do Waszej dyspozycji pomogą sprawnie przejść i rozpocząć pracę na Symfonii.